展示会の運営と会場準備

展示会のための会場準備

展示会を運営するときには、会場準備が必要になります。余裕を持って準備しないと、展示会に間に合わなくなるでしょう。スケジュールを一覧にして、必要な物のリストアップをしてください。人の手配や予約を入れなければならないものは、できるだけ早めに行うのがポイントです。また、手配しただけ、予約を入れただけだと、頼んだつもりで忘れられていることもありますから注意が必要です。事前に必ずチェックするようにしましょう。

事前の説明会とリハーサル

展示会前に、スタッフを全員集めて説明会を行います。スケジュールの確認と設営の手順などを、スタッフに覚えてもらいましょう。特に会場が大きい場合などは、チーム別にリーダーを決めて責任を持ってもらうと、人がまとまりやすくなります。また、事前にリハーサルを行うことでも、当日の運営がスムーズに進行できるでしょう。なお、口で説明するだけでなく、ホワイトボードに大事なポイントを書き出したり、プリントを配ることです。

持ち物リストのチェック

展示会に持っていかなければいけない物を、ついうっかり忘れてしまう場合があります。そんなことにならないように、あらかじめ「持ち物リスト」を作成しておきましょう。たとえば、パソコンとプリンターをつなぐケーブルとか周辺機器などは無いと動きませんから、忘れないように持ち物リストに記入しておいてください。当日必要になりそうな物を、次々と持ち物リストに書き入れていきましょう。ひとつのダンボール箱などにまとめておくとよいでしょう。

展示会の施工は専門の業者に依頼するのが良いです。専門の業者なら施工のノウハウをしっかりわかっているので安心できます。